Facebook Pixel

Ulubione oferty

Aplikuj

Koordynator/ka Biura Zarządu - Instytucja Finansowa

nr ref: 14/10/2024/JS/88432
Konsultant prowadzący: Jacek Szpakowski
4 listopada 2024

W Antal zajmujemy się rekrutacją od ponad 20 lat. Dzięki działaniu w 10 wyspecjalizowanych dywizjach, świetnie orientujemy się w aktualnych trendach branżowych. Precyzyjnie określamy specyfikę stanowiska, klasyfikując kluczowe umiejętności i niezbędne kwalifikacje. Naszą misją jest nie tylko znalezienie kandydata, którego kompetencje wpisują się w wymagania danego ogłoszenia, ale przede wszystkim stanowiska, spełniającego oczekiwania kandydata. Numer rejestru agencji zatrudnienia: 496.

Dla naszego Klienta renomowanej i prestiżowej, a jednocześnie kameralnej instytucji finansowej poszukujemy osoby na stanowisko Koordynatora/ki Biura Zarządu.

Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie odpowiedzialna m.in. za koordynowanie procesów związanych z podejmowaniem decyzji przez odpowiednie organy z grupie (Komitet Inwestycyjny, Zarząd, Rada Nadzorcza), weryfikację dokumentacji, archiwizację dokumentów czy nadzorowanie pracy Recepcjonistki.

Zakres obowiązków:

  • Wdrażanie systemów i procesów prowadzących do efektywniejszej obsługi biura
  • Koordynacja i przygotowywanie (gromadzenie/zebranie) materiałów na posiedzenia Zarządu/Rady Nadzorczej i inne spotkania
  • Koordynacja procesów związanych z podejmowaniem decyzji przez odpowiednie organy z grupie (Komitet Inwestycyjny, Zarząd, Rada Nadzorcza), weryfikacja dokumentacji, zarządzanie głosowań, czuwanie nad przebiegiem głosowań, archiwizacja dokumentacji z głosowań
  • Nadzorowanie pracy Recepcjonistki
  • Kompletowanie podpisów Członków Zarządu na dokumentach firmowych
  • Przygotowywanie i archiwizacja dokumentacji spółek, prowadzenie archiwum wewnętrznego
  • Zbieranie dokumentacji i rejestrów dla audytora lub na potrzeby badań KYC
  • Wyrabianie podpisów elektronicznych
  • Nadzór nad odpowiedziami na korespondencję/pilnowanie terminów i osób odpowiedzialnych za przygotowanie
  • Weryfikacja faktur
  • Koordynowanie odnowienia polis ubezpieczeniowych, przekierowywanie pytań do odpowiednich osób
  • Organizacja eventów oraz imprez firmowych/komunikacja/wysyłka zaproszeń lub wsparcie Koordynatora prac
  • Oprawa marketingowa eventów, imprez firmowych oraz wydarzeń świątecznych (kartki świąteczne, komunikacja do partnerów biznesowych, organizacja i wysyłka prezentów i kartek, wystrój biura)
  • Wsparcie Communication Managera w bieżących działaniach
  • Inne zadania zlecone przez Przełożonego

 

Wymagania:

  • Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku
  • Bardzo dobra znajomość języka angielskiego
  • Znajomość programów biurowych takich jak Outlook i Excel
  • Dokładność, skrupulatność, sumienność
  • Samodzielność w działaniu 
  • Wysoka kultura osobista
  • Multitaski

 

Oferujemy:

  • Atrakcyjne wynagrodzenie w oparciu o umowę o pracę
  • Bonus roczny
  • Pracę w centrum warszawy
  • Pracę w ograniczonym trybie hybrydowy - 4/1