Koordynator/ka Biura Zarządu - Instytucja Finansowa
nr ref: 14/10/2024/JS/88432
W Antal zajmujemy się rekrutacją od ponad 20 lat. Dzięki działaniu w 10 wyspecjalizowanych dywizjach, świetnie orientujemy się w aktualnych trendach branżowych. Precyzyjnie określamy specyfikę stanowiska, klasyfikując kluczowe umiejętności i niezbędne kwalifikacje. Naszą misją jest nie tylko znalezienie kandydata, którego kompetencje wpisują się w wymagania danego ogłoszenia, ale przede wszystkim stanowiska, spełniającego oczekiwania kandydata. Numer rejestru agencji zatrudnienia: 496.
Dla naszego Klienta renomowanej i prestiżowej, a jednocześnie kameralnej instytucji finansowej poszukujemy osoby na stanowisko Koordynatora/ki Biura Zarządu.
Osoba zatrudniona na tym stanowisku będzie odpowiedzialna m.in. za koordynowanie procesów związanych z podejmowaniem decyzji przez odpowiednie organy z grupie (Komitet Inwestycyjny, Zarząd, Rada Nadzorcza), weryfikację dokumentacji, archiwizację dokumentów czy nadzorowanie pracy Recepcjonistki.
Zakres obowiązków:
- Wdrażanie systemów i procesów prowadzących do efektywniejszej obsługi biura
- Koordynacja i przygotowywanie (gromadzenie/zebranie) materiałów na posiedzenia Zarządu/Rady Nadzorczej i inne spotkania
- Koordynacja procesów związanych z podejmowaniem decyzji przez odpowiednie organy z grupie (Komitet Inwestycyjny, Zarząd, Rada Nadzorcza), weryfikacja dokumentacji, zarządzanie głosowań, czuwanie nad przebiegiem głosowań, archiwizacja dokumentacji z głosowań
- Nadzorowanie pracy Recepcjonistki
- Kompletowanie podpisów Członków Zarządu na dokumentach firmowych
- Przygotowywanie i archiwizacja dokumentacji spółek, prowadzenie archiwum wewnętrznego
- Zbieranie dokumentacji i rejestrów dla audytora lub na potrzeby badań KYC
- Wyrabianie podpisów elektronicznych
- Nadzór nad odpowiedziami na korespondencję/pilnowanie terminów i osób odpowiedzialnych za przygotowanie
- Weryfikacja faktur
- Koordynowanie odnowienia polis ubezpieczeniowych, przekierowywanie pytań do odpowiednich osób
- Organizacja eventów oraz imprez firmowych/komunikacja/wysyłka zaproszeń lub wsparcie Koordynatora prac
- Oprawa marketingowa eventów, imprez firmowych oraz wydarzeń świątecznych (kartki świąteczne, komunikacja do partnerów biznesowych, organizacja i wysyłka prezentów i kartek, wystrój biura)
- Wsparcie Communication Managera w bieżących działaniach
- Inne zadania zlecone przez Przełożonego
Wymagania:
- Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego
- Znajomość programów biurowych takich jak Outlook i Excel
- Dokładność, skrupulatność, sumienność
- Samodzielność w działaniu
- Wysoka kultura osobista
- Multitaski
Oferujemy:
- Atrakcyjne wynagrodzenie w oparciu o umowę o pracę
- Bonus roczny
- Pracę w centrum warszawy
- Pracę w ograniczonym trybie hybrydowy - 4/1
