Technologiczny deficyt: Jak rozpoznać i pokonać dług technologiczny w branży HR?

Wiele firm, niezależnie od branży, zmaga się z długiem technologicznym, co ma wpływ na efektywność, wydajność i ogólną jakość usług. Jest to szczególnie ważne w dynamicznych dziedzinach, takich jak HR, których funkcjonowanie, w dużej mierze zależy od technologii. 

Nie każda organizacja jest w stanie rozpoznać czy ich obecny system wymaga wymiany. Często wynika to z siły przyzwyczajenia do funkcjonalności starego systemu lub z obawy przed nietrafioną inwestycją. Takie podejście nie jest jednak dobre, ponieważ w ten sposób organizacja łatwo może się wpędzić w dług technologiczny. 

Dług technologiczny – jak go rozumieć? 

Termin długu w HR nie został jednoznacznie zdefiniowany. Intuicyjnie można go rozumieć jako brak zastosowania istniejących rozwiązań technologicznych czy informatycznych lub brak podstawowych automatyzacji i optymalizacji w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, które ułatwiłyby funkcjonowanie operacyjne. Formą zwalczania długu technologicznego może być np. zakup systemu do zarządzania urlopami czy awansami, które zautomatyzowały i ułatwiły pracę. Jednak istnieje wiele przedsiębiorstw, dla których wprowadzenie nawet najprostszych i bezkosztowych usprawnień jest wyzwaniem.  

Dług technologiczny występuje głównie w trzech przypadkach. Dotyczy firm, które gwałtownie i w krótkim tempie urosły, które są już długo na rynku oraz przedsiębiorstw i instytucji państwowych. Wzrost zadłużenia powstaje zazwyczaj z dwóch powodów. Po pierwsze: brak inwestycji bieżących w obszarze HR. To sprawia, że gdy staną się one nieuniknione okażą się dużo bardziej wymagające w kontekście zaangażowania zasobów sprzętowych, roboczogodzin i finansów niż wprowadzanie ich stopniowe acz dobrze zaplanowane. Po drugie: nadpisywanie rozwiązań na już istniejące błędy zamiast budowanie ich od nowa. Jako przykład można podać systemy bonusowe i premiowe. Z doświadczeń firm wynika, że to najczęściej zmieniające się prawo pracy i warunki rynkowe powodują konieczność wprowadzenia zmian, jednak zamiast budować regulaminy od nowa, często się je tylko rozbudowuje - komentuje Karolina Korzeniewska, ReX Manager, Antal.

Zamiast tworzyć system bonusowy poprzez dopisywanie do niego kolejnych stron tekstu, lepszym rozwiązaniem byłoby przekonstruowanie go i usprawnienie zgodnie z możliwościami technologicznymi dodając np. opcję korzystania z kalkulatora w excelu, by każdy z pracowników wiedział, ile otrzyma wynagrodzenia i za co.  

Wydatki czy inwestycje? Skutki długu technologicznego dla branży HR 

Skutki narastającego długu technologicznego w obszarze HR będą wkrótce bardzo odczuwalne w wielu obszarach a wymiar będą miały tak samo finansowy jak prawny oraz ludzki. Mowa tu o karach związanych z RODO, pozwy pracowników wobec pracodawców, środki represyjne nakładane przez PIP i ZUS. Skutki narastającego długu technologicznego mają bezpośrednie przełożenie na wydajność i efektywność procesów rekrutacyjnych, zadowolenie pracowników, rotację, wynagrodzenia, roboczogodziny i nadgodziny, koszty consultingu i prawne, wielkość koniecznego zatrudnienia, braki kadrowe i przychody utracone. Warto nadmienić, iż dług technologiczny w HR tak samo jak w programowaniu może być zamierzony i niezamierzony. 

Dług zamierzony kieruje najczęściej do zmiany holistycznej w wymiarze operacyjnej transformacji całości funkcjonowania firmy. Brzydko mówiąc, łata się dziury, ponieważ czeka się na to, aż wszystkie powiązane komórki będą gotowe na przyjęcie nowych rozwiązań lub aż nadejdą inne zmiany, które i tak wymuszą adaptację - wyjaśnia Karolina Korzeniewska, ReX Manager, Antal. 

Jako że HR jest nakładką na całą organizację oraz obszarem mocno wyznaczającym i regulującym operacje w firmie, musi dbać o miękki i twardy wymiar każdej zmiany. Z tego powodu często powinien wychodzić z rozwiązaniami tymczasowymi, które ów dług technologiczny zamierzenie buduje na rzecz przyszłej rekompensaty. 

Natomiast dług niezamierzony wynika najczęściej z braku świadomości obecnych nieprawidłowości i dotyczy głownie przedsiębiorstw, które nie mają działu i osób odpowiedzianych za HR. To zjawisko nagminne w sektorze MŚP, gdzie mylnie „kadry” definiowane są jako „zasoby ludzkie”.  Przykładowo, kiedy pracodawca wymaga od pracownika dostarczenia papierowego zwolnienia, a przecież gdy zatrudniający posiada profil PUE, wówczas zatrudniony nie ma obowiązku dostarczenia zwolnienia – dodaje Karolina Korzeniewska, ReX Manager, Antal. 

Cena długu technologicznego: Koszty i konsekwencje dla organizacji 

Zgodnie z tym co podaje portal podatkowy PITax, średnia pensja w Polsce w 2023 roku to 6733,49 zł, koszt pracodawcy w tym przypadku to 8 111,92 zł. To tylko koszty zatrudnienia. Doliczając koszty prądu, wyposażenia stanowiska pracy, amortyzacji sprzętów, utrzymania powierzchni, pensje zarządu, sprzątania czy innych specyficznych obciążeń dla działalności, ta kwota w przedsiębiorstwie liczącym do 200 osób średnio może wynosić około 35 000 zł na pracownika Co oznacza, że jedna roboczogodzina każdego pracownika, również działu HR, to 218,75 zł. 

Warto zadać sobie pytanie, czy lepiej zautomatyzować proces czy też dedykować kogoś do żmudnego researchu kandydatów na portalach internetowych za ponad 200 zł/h. Dokładnie w ten sposób zwiększamy dług technologiczny, marnując czas, potencjał i umiejętności ludzi, na czynności, które mogłyby być uproszczone i przyspieszone wielokrotnie. Mnożymy wakaty by wykonać niezbędne czynności i nadal płacimy tylko odsetki, bo zamiast zajmować się zwiększaniem efektywności, zadowolenia i bezpieczeństwa pracowników HRowcy z najbardziej zadłużonych technologicznie firm pracują ponadnormatywnie by sprostać narzuconym im wymaganiom – informuje Karolina Korzeniewska, ReX Manager, Antal. 

Technologia innowacyjna w HR 

Najnowsze technologie i narzędzia HR, takie jak sztuczna inteligencja (AI), analiza big data i automatyzacja, zrewolucjonizowały sposób, w jaki te działy zarządzają zasobami ludzkimi. Z relacji firm naszych klientów, którzy wprowadzili automatyzację w różnych obszarach wynika, że te technologie potrafią zredukować czas poświęcany na zadania związane z HR średnio o 10 godzin tygodniowo oraz są w stanie przejąć nawet do 70% rutynowych zadań związanych z HR i rekrutacją. 

AI, na przykład, jest stosowane do przeprowadzania skomplikowanych procesów rekrutacyjnych, zapewniając dokładne wyniki, dbając o politykę równościową i zwiększając efektywność. Z kolei analiza big data umożliwia przewidywanie trendów i potrzeb w zakresie pozyskiwania talentów, zwiększając atrakcyjność firmy dla potencjalnych kandydatów. 

Automatyzacja zadań rutynowych nie tylko oszczędza czas, ale również pomaga redukować dług technologiczny. Przykładowo, automatyzacja procesów takich jak zarządzanie czasem pracy czy onboarding, umożliwia specjalistom HR skoncentrowanie się na bardziej skomplikowanych zadaniach wymagających ludzkiej interakcji. Niezależnie od tego, jak zaawansowane są te narzędzia, kluczowym elementem jest inwestowanie w szkolenia i rozwój personelu HR. Pracownicy HR muszą zrozumieć, jak te technologie działają i jak je wykorzystać, aby mogli skutecznie zarządzać zasobami ludzkimi w nowoczesnym świecie pracy. Wprowadzenie technologii nie eliminuje potrzeby posiadania wykwalifikowanego personelu, a wręcz przeciwnie, podkreśla jej znaczenie – dodaje Karolina Korzeniewska, ReX Manager, Antal.