Znaczenie liczb w rekrutacji: Jak mierzyć i osiągać wymierne korzyści dla biznesu?

Aby zatrudnić jedną osobę za pośrednictwem agencji rekrutacyjnej, pracodawca spotyka się z 7 z 12-stu rekomendowanych kandydatów. Tak wynika z bieżących statystyk rekrutacyjnych prowadzonych przez platformę crowdstaffingową Antal - ReX Recruitment Exchange.

W dzisiejszych czasach liczby odgrywają ogromną rolę, również w dziedzinie rekrutacji. Dzięki cyfryzacji niemal wszystko jest mierzalne i może zostać przeanalizowane. To, że rekrutacje można zmierzyć, a nawet powinno się to robić, nie jest nowością. Zasadniczym pytaniem jest jak mierzyć ją skutecznie? Jakie kryteria i determinanty wybrać, by przynosiła wymierne korzyści dla biznesu?

Jakie są kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) w rekrutacji?  

Firmy mierzą współczynniki czasu i efektywności swoich wewnętrznych działów oraz wyznaczają KPI (ang. key performance indicators) dla dostawców usług. W procesach przetargowych nierzadko padają pytania o mierniki i analizy danych. Optymalne wskaźniki do monitorowania i kontrolowania efektywności rekrutacji możemy podzielić na trzy grupy:  

• Ilość zarekomendowanych kandydatów vs spotkania 
• Spotkania z kandydatami vs zatrudnienia 
• Czas od otwarcia wakatu do zatrudnienia. 

Ich systematyczna analiza jest niezbędna, by prowadzić skutecznie rekrutacje i tym samym podnosić efektywność całego działu HR co przekłada się również na prawidłowe operacyjne działania biznesu.  

Gdy pracodawca zleca firmie zewnętrznej wykonanie usługi rekrutacyjnej oczekuje przede wszystkim efektu w jak najszybszym czasie. Aby oszacować prawdopodobieństwo sukcesu w ramach oczekiwanych wytycznych, należy zweryfikować szereg zmiennych i wziąć pod uwagę kondycję rynku – tłumaczy Karolina Korzeniewska, ReX Manager, Antal.  

Rzeczywistość rynku pracy a dane bezrobocia 

Obecnie najbardziej mylącą daną jest stopa bezrobocia, która sugeruje, że sytuacja jest niezmienna od kilku lat, natomiast rzeczywistość na rynku pracy poddała się wpływowi inflacji i spowodowała zwiększoną aktywność kandydatów poszukujących lepszych opcji zarobkowych.  

Teoretycznie powinno to ułatwić sprawę pracodawcy natomiast efekt realny jest taki, że na ogłoszenie na magazyniera otrzymuje on 300 aplikacji, a na eksperta 15. W pierwszym przypadku problemem jest brak sił przerobowych na rzetelne przeprocesowanie dużego wolumenu kandydatów. W drugim, nierealne oczekiwania finansowe aplikujących, którzy często szukają pracy w głównej mierze, żeby załatać dziurę w budżecie domowym – komentuje Karolina Korzeniewska, ReX Manager, Antal. 

Z danych zebranych na przestrzeni ostatnich 5 lat wynika, że aby zatrudnić jedną osobę za pośrednictwem agencji, pracodawca spotyka się z 7 z 12-stu rekomendowanych kandydatów. Jednakże analizując te informacje z uwzględnieniem specyfiki branży widzimy, że różnią się one w świecie realnym. W branży SSC (usługi wspólne dla biznesu) zatrudniany jest niemal co drugi spotkany kandydat, a w niektórych sektorach IT ciężko uzyskać trzy życiorysy zainteresowanych i profilowych kandydatów. Dlatego tak istotne jest wykorzystywanie statystyki, ale odniesionej do sytuacji na rynku i środowiska zawodowego.  

To samo tyczy się szacunków dotyczących czasu realizacji projektu. Muszą być one oparte o najprostszą zasadę, która rządzi ekonomią - podaż kontra popyt. Jeśli wiemy, że średni czas realizacji projektu rekrutacyjnego przez agencję to 4 tygodnie – wynika tak z raportu Antal „Trendy rekrutacyjne” - to nie możemy zapomnieć, że w momencie, gdy wszystkie firmy z danej branży implementują nowe zasady, np. BHP, to przez kilka miesięcy niezwykle ciężko będzie o eksperta w tej dziedzinie. Kiedy pandemia zmusiła firmy do transformacji cyfrowej wysycony został rynek kandydata z tej dziedziny, wymagania finansowe wzrosły o 50% i o ten sam procent spadła dostępność kandydatów – dodaje Karolina Korzeniewska, ReX Manager, Antal. 

Jak optymalizować procesy rekrutacyjne z korzyścią dla biznesu? 

Analiza liczb i wskaźników rekrutacyjnych to nie tylko narzędzie do monitorowania efektywności, ale także doskonała podstawa do doskonalenia procesów rekrutacyjnych. Odpowiednie wykorzystanie danych pozwala na identyfikację obszarów wymagających ulepszeń, optymalizację czasu trwania procesów, wypracowanie strategii pozyskiwania najlepszych kandydatów i eliminację zbędnych kosztów. 

Przykładowo, analizując dane dotyczące czasu trwania procesów rekrutacyjnych, można zidentyfikować etapy, w których najczęściej dochodzi do opóźnień, takie jak weryfikacja referencji czy koordynacja harmonogramów spotkań. Dzięki temu można podjąć konkretne działania mające na celu skrócenie tych etapów i zwiększenie efektywności procesu rekrutacyjnego – wyjaśnia Karolina Korzeniewska, ReX Manager, Antal.

Poprawa efektywności procesów rekrutacyjnych może przyczynić się również do: 

• Zwiększenia jakości zatrudnienia, poprzez skrupulatny dobór najlepiej dopasowanych kandydatów, co wpływa na wzrost wydajności, motywacji i retencji pracowników. 
• Obniżenia kosztów związanych z rekrutacją, poprzez eliminację zbędnych procesów, optymalizację działań i skuteczne wykorzystanie zasobów. 

Regularna analiza zebranych danych jest niezbędna do skutecznego prowadzenia rekrutacji i podnoszenia efektywności działu HR. Analizując wskaźniki, można zidentyfikować obszary wymagające usprawnień, np. długotrwałe procesy rekrutacyjne, niską liczbę zatrudnień w porównaniu do liczby spotkań czy opóźnienia w zatrudnianiu. 

Zapewnienie najwyższej jakości zatrudnienia, szybkiego działania i optymalnego wykorzystania zasobów stanowi klucz do budowania silnego i konkurencyjnego zespołu pracowniczego, który przyczynia się do sukcesu organizacji w długim okresie czasu. Jednym z narzędzi umożliwiających optymalizację procesów rekrutacyjnych są platformy crowdstaffingowe. To innowacyjne rozwiązanie, które łączy w sobie zalety crowdsourcingu i freelansingu, tworząc efektywny ekosystem dla poszukiwania i angażowania najlepszych talentów. Dla pracodawców, korzystanie z takiej platformy niesie ze sobą wiele korzyści, takich jak: oszczędność czasu, szeroki dostęp do wysoko wykwalifikowanych profesjonalistów, czy niższe koszty, które mogą mieć bezpośredni wpływ na sukces biznesowy – podsumowuje Karolina Korzeniewska, ReX Manager, Antal.