6 porad dla efektywnego home office według rekruterów

W ostatnich latach, praca zdalna stała się nie tylko popularnym, ale często wymaganym elementem w ofertach pracy. Z raportu Antal “Aktywność specjalistów i menedżerów na rynku pracy” wynika, że aż 41% badanych oczekuje możliwości pracy zdalnej, a pracownicy z sektorów takich jak IT, marketing, zarządzanie i HR preferują nawet co najmniej 4 dni pracy zdalnej tygodniowo. 

Jak wynika z badań ankietowanych KPMG w Polsce, dyrektorzy firm wciąż trzymają się tradycyjnego modelu, jakim jest praca w biurze. Choć tryb hybrydowy szybko zyskał aprobatę zarówno młodszych, jak i starszych pokoleń pracowników, liderzy w dalszym ciągu są zwolennikami pracy stacjonarnej i właśnie taką formę wykonywania obowiązków zawodowych uważają za najbardziej efektywną. Eksperci Antal przygotowali 6 stosowanych przez siebie zwyczajów, które sprawią, że podczas home office zapewnisz sobie największą wydajność pracy.  

1. Ustal jasne granice - łóżko to nie biurko 

Praca w domu potrzebuje struktury, czyli systematyki i granic, jeszcze bardziej niż praca w biurze. Aby zwiększyć efektywność pracy zdalnej, niezbędne jest stworzenie odpowiedniego miejsca do pracy w domu. Chociaż może to wydawać się oczywiste, zorganizowanie specjalnej przestrzeni do pracy jest kluczowe. Proste ustawienie laptopa na stole kuchennym nie wystarczy. 

Domowe biuro musi być zarówno komfortowe, jak i ergonomiczne. W tym miejscu powinieneś mieć wszystkie niezbędne przedmioty do pracy, aby uniknąć ich poszukiwania po całym mieszkaniu. W przeciwnym razie skupienie na zadaniach będzie utrudnione, a niewygodna pozycja może przyczynić się do bólu pleców - co często się dzieje, gdy włączamy komputer i wykonujemy obowiązki prosto z łóżka. Istotne jest również, aby przestrzeń ta była estetycznie przyjemna.  W przeciwnym razie sama myśl o domowym biurze może wywoływać silną niechęć - komentuje Sandra Zborowska, Team Leader Antal IT Services.   

2. Efektywnie zarządzaj czasem - Technika Pomodoro 

Efektywność pracy zdalnej w dużym stopniu zależy od dobrze zaplanowanego dnia. Ustalanie priorytetów, tworzenie list zadań oraz formowanie realistycznych celów na każdy dzień pomaga w utrzymaniu produktywności i motywacji. Technika Pomodoro to metoda zarządzania czasem, która polega na dzieleniu pracy na krótkie odcinki czasu, tzw. 'pomodory' (od włoskiego słowa 'pomodoro' - pomidor), trwające zazwyczaj 25 minut, przeplatane krótkimi przerwami. Po każdym czterech cyklów pracy następuje dłuższa przerwa. Szczegółowy plan wygląda następująco: 

• Wybierz zadanie: Skup się na jednym zadaniu, które chcesz wykonać. 
• Ustaw timer na 25 minut: Rozpocznij pracę nad wybranym zadaniem. 
• Pracuj do dzwonka: Pracuj intensywnie, aż timer zadzwoni. 
• Zrób krótką przerwę (5 minut): Odpocznij, zrelaksuj się, oddal od pracy. 
• Powtórz cykl: Po czterech 25-minutowych cyklach zrób dłuższą przerwę (15-30 minut). 

Technika Pomodoro jest szczególnie korzystna w kontekście pracy zdalnej, która często wymaga większej samodyscypliny i samodzielnego zarządzania czasem. Ta metoda pomaga w rozwiązaniu jednego z największych wyzwań pracy zdalnej – utrzymania skupienia i unikania przewlekłego zmęczenia. Przez regularne przerwy zapobiega wypaleniu oraz zwiększa ogólną efektywność pracy – komentuje Martyna Petrus, PR Specialist Antal.   

3. Daj sobie pomóc - technologia cię odciąży 

Współczesne narzędzia i technologie, takie jak aplikacje do zarządzania projektami, komunikatory czy narzędzia do współdzielenia dokumentów, są niezbędne w pracy zdalnej. Pozwalają one na efektywną komunikację i współpracę z zespołem, nawet będąc poza biurem. Oto kilka przykładów narzędzi, które są godne uwagi w pracy zdalnej: 

• Monday.com: Zaawansowana platforma do zarządzania projektami, zapewniająca szerokie możliwości personalizacji i łatwą integrację z innymi narzędziami. 
• Notion: Uniwersalne narzędzie do zarządzania wiedzą, umożliwiające tworzenie baz danych, list zadań, notatek i dokumentów w jednym miejscu. 
• Otter.ai: Aplikacja do transkrypcji spotkań z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, idealna do zachowania zapisów rozmów i ważnych dyskusji. 
• Forest: Innowacyjna aplikacja, która pomaga w walce z prokrastynacją, motywując użytkowników do skupienia poprzez wizualną reprezentację produktywności. 
• Zapier: Narzędzie do automatyzacji zadań, które integruje różne aplikacje i usługi online, pozwalając na automatyzację rutynowych zadań i przepływów pracy. 

Raport McKinsey Global Institute z 2020 roku wykazał, że wdrożenie nowoczesnych narzędzi technologicznych może poprawić produktywność pracowników nawet o 20-25%. W kontekście pracy zdalnej, odpowiednie narzędzia nie tylko ułatwiają zarządzanie zadaniami i komunikację, ale także pomagają w utrzymaniu wysokiego poziomu skupienia i organizacji – stwierdza Martyna Petrus, PR Specialist Antal.  

4. Współpraca jest kluczem - pamiętaj o zespole 

W środowisku pracy zdalnej, utrzymywanie silnych relacji zespołowych i efektywna współpraca są nie mniej ważne niż w tradycyjnym biurze. Regularne wideokonferencje i spotkania online są podstawą, ale istnieją również inne metody, które mogą wzmocnić dynamikę zespołową: 

• Wirtualne burze mózgów i warsztaty: Sesje brainstormingu, wykorzystujące narzędzia takie jak Miro lub Stormboard, pozwalają na twórczą i interaktywną wymianę pomysłów, nawet gdy zespół pracuje zdalnie. 
• Codzienne krótkie spotkania synchronizacyjne: Tzw. daily stand-ups (krótkie, codzienne spotkania) mogą być przeprowadzane online, aby każdy członek zespołu mógł podzielić się swoimi postępami i planami na dany dzień, co zwiększa przejrzystość i wspiera wzajemne zrozumienie celów. 
• Wirtualne wydarzenia integracyjne: Organizowanie okazjonalnych, nieformalnych spotkań online, jak wspólne gry czy quizy, pomaga budować lepsze relacje międzyludzkie i utrzymać pozytywną atmosferę w zespole. 
• Zastosowanie narzędzi komunikacyjnych: Slack, Microsoft Teams czy inne narzędzia do komunikacji wewnętrznej pozwalają na bieżącą wymianę informacji i utrzymanie ciągłego kontaktu. 
• Współdzielenie kalendarzy i dostępności: Umożliwia to lepsze planowanie spotkań i szanowanie czasu pracy każdego członka zespołu.

Aktywna współpraca i komunikacja w zespole są kluczowe w utrzymaniu efektywności, motywacji i poczucia przynależności w pracy zdalnej. Dzięki tym praktykom, zespoły mogą nie tylko osiągać cele biznesowe, ale również rozwijać silne, wspierające się wzajemnie relacje zawodowe – dodaje Justyna Maruszak, Associate Consultant Antal, SSC/BPO. 

5. Dbaj o swoje samopoczucie - wykorzystaj zaoszczędzony czasu na zdrowe odżywianie 

Praca zdalna oferuje unikalną okazję do poprawy nawyków żywieniowych, które bezpośrednio przekładają się na zwiększoną efektywność. Dzięki oszczędności czasu, który wcześniej był poświęcany na dojazdy do biura i stanie w korkach, pracownicy mają teraz więcej możliwości na przygotowanie zdrowych, pełnowartościowych posiłków. Według badania Antal i Sodexo “Jak polacy jedzą w pracy” pracownicy jedzą więcej posiłków pracując zdalnie niż w miejscu pracy. Szczególnie dotyczy to posiłków takich jak śniadanie i lunch. Co ciekawe, żaden z respondentów nie odpowiedział, żeby podczas pracy zdalnej zdarzyło mu się nie zjeść ani jednego posiłku – w przeciwieństwie do 9% w biurze.  

Pobierz raport Antal i Sodexo “Jak Polacy jedzą w pracy” tutaj: https://antal.pl/wiedza/raport/jak-polacy-jedza-w-pracy  

Praca zdalna wyraźnie wpłynęła na nawyki żywieniowe wielu osób, skupiając ich na regularnych i pełnowartościowych posiłkach, w przeciwieństwie do szybkich rozwiązań charakterystycznych dla środowiska biurowego. Możliwość korzystania z własnej kuchni ułatwia przygotowywanie zdrowych dań oraz dostosowywanie diety do indywidualnych potrzeb. Z drugiej strony, brak dostępu do odpowiednich udogodnień w biurach często prowadzi do wyboru mniej zdrowych przekąsek lub zamawiania posiłków z dostawą. Trendy te podkreślają znaczenie adaptacji miejsc pracy do potrzeb pracowników, jeśli chodzi o zdrowe odżywianie - komentuje Aleksandra Jędrzejczyk, Team Leader Antal, SSC/BPO. 

6. Zminimalizuj wpływ "żywych rozpraszaczy" 

Praca zdalna niesie ze sobą wyzwanie radzenia sobie z tzw. "żywymi rozpraszaczami", takimi jak domownicy, zwierzęta domowe czy nieoczekiwane wizyty. Aby skutecznie zminimalizować ich wpływ na produktywność, istotne jest stworzenie jasnych zasad.  

Pierwszym krokiem jest wyznaczenie dedykowanego miejsca do pracy, najlepiej z drzwiami, które można zamknąć, aby fizycznie oddzielić się od reszty domu. Ważne jest również ustalenie z domownikami konkretnych godzin pracy, w których nie powinno dochodzić do przerywania, chyba że w sytuacjach awaryjnych. Można także wprowadzić system sygnalizacji, na przykład czerwoną kartkę na drzwiach oznaczającą, że trwa ważna praca lub spotkanie i nie można przeszkadzać. Dla zapewnienia spokoju, korzystne może być korzystanie z zestawów słuchawkowych z funkcją redukcji szumów. W przypadku zwierząt domowych, pomocne jest zaplanowanie ich aktywności w czasie, gdy nie pracujemy – np. przed rozpoczęciem pracy lub w czasie przerw. Wreszcie, ustawienie telefonu w trybie "Nie przeszkadzać" podczas godzin pracy może pomóc unikać nieoczekiwanych rozpraszaczy. Przyjęcie tych metod może znacząco poprawić koncentrację i efektywność podczas pracy zdalnej – radzi Justyna Maruszak, Associate Consultant Antal, SSC/BPO.