6 wskazówek dla firm, które pomogą usprawnić zdalny proces onboardingu
Ograniczenia mające zapobiec rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19 z dnia na dzień zwiększyły liczbę osób pracujących zdalnie. W konsekwencji proces związany z wdrożeniem nowej osoby do firmy zmienia swoje oblicze. Organizacje, które ostatnio zatrudniły nowych pracowników stoją przed wyzwaniem, jak skutecznie wdrożyć ich w wykonywanie obowiązków w ramach pracy zdalnej. Jak usprawnić ten proces? Antal przedstawia 6 najważniejszych elementów skutecznego onboardingu online.
Sprawne przeprowadzenie onboardingu online jest bardzo
trudnym zadaniem, szczególnie dla firm, które nigdy nie pracowały zdalnie i zwłaszcza
kiedy organizacje przechodzą na taki model pracy w trybie pilnym. Jeśli jednak przedsiębiorstwo wcześniej, choćby w niewielkim stopniu
wykorzystywało home office to na pewno ma duże szanse, aby w zdalny sposób sprawnie
wdrożyć do pracy nowego pracownika, nawet jeśli będzie się to odbywało w bardzo
przyśpieszonym tempie. Aby proces się udał, konieczne jest podejmowanie
szybkich decyzji i stosowanie niestandardowych działań, takich jak wysłanie kurierem
segregatora z dokumentami czy przewiezienie taksówką służbowego laptopa. Jakie
dodatkowe działania należy podjąć, aby przeprowadzić skuteczny onboarding
online? Firma
rekrutacyjna Antal dzieli się swoimi doświadczeniami, które zdobyła dzięki
współpracy z rekruterami pracującymi zdalnie oraz praktykami, które zdały
egzamin na przestrzeni ostatnich lat. Oto
poradnik Antal.
- 1. Plan działań kluczem
do sukcesu
Wprowadzenie nowego pracownika do organizacji to spore
wyzwanie w tradycyjnych warunkach, a co dopiero w sytuacji, gdy onboarding musi zostać przeprowadzony w całości
zdalnie. Jednak nie jest to zadanie niewykonalne. Aby uniknąć chaosu, warto
przyjąć konkretną strategię działań, która umożliwi nowo zatrudnionej osobie
poznanie wszelkich tajników nowej pracy bez stresu. Ważne, aby taka osoba czuła
się dobrze poinformowana i zaopiekowana. Im lepiej nowy pracownik zaaklimatyzuje
się w pracy, tym bardziej efektywnie będzie wykonywał swoje obowiązki w
przyszłości.
Ostatnie dni to dla wielu firm czas
wyzwań, dlatego pracodawcy muszą się przestawić na nowe myślenie i podjąć niestandardowe
działania. Firmy nadal aktywnie prowadzą procesy rekrutacyjne, a pracownicy potrzebują skutecznego onboardingu i komunikacji. Tyle, że w
nowych warunkach. Obecna sytuacja wymaga szeregu szybkich działań operacyjnych takich jak
dostosowanie i udostępnienie odpowiednich rozwiązań technologicznych oraz szkoleń, także dla
menedżerów, z wykorzystania różnych środków komunikacji. Tego typu działania pozwolą
usprawnić pracę zdalną, co w konsekwencji przełoży się na bardziej elastyczne i
sprawne działania całych zespołów – mówi Artur Skiba, Prezes
Antal.
- 2. Baza wiedzy online
Co zrobić, aby adaptacja nowego pracownika poszła zgodnie z
planem? Przede wszystkim należy stworzyć bazę wiedzy online dla nowych
pracowników i zamieścić w niej informacje, które ułatwią im pierwsze tygodnie i
miesiące pracy, np.: prezentacje wdrożeniowe, przewodniki, informacje o narzędziach, z których korzysta zespół, wzory dokumentów i regulaminy,
informacje o produktach i usługach świadczonych przez firmę.
- 3. Szeroki wachlarz narzędzi
W zależności od specyfiki firmy, proces onboardingu można
wspierać na wiele sposobów. Warto wykorzystać takie narzędzia jak: webinary, video
konferencje, zahasłowane miejsce online z podstawową wiedzą, potrzebną do wdrożenia. Dla przedsiębiorców onboarding online
to przede wszystkim wyzwanie organizacyjne. Obecnie dedykowane rozwiązania
technologiczne dla pracy zdalnej stają się coraz bardziej popularne. Jednym z
nich jest Microsoft Teams, narzędzie, które oferuje wszystkie niezbędne
funkcjonalności (video konferencje, czat do pracy projektowej). Warto również
sięgnąć po darmowe komunikatory, ułatwiające koordynację pracy zdalnej, np.
Slack. Dobrym pomysłem jest zaprzyjaźnienie się z Todoist,
Trello czy Asaną, czyli tzw. menedżerami zadań. Charakteryzują się one
przejrzystością i są łatwe w obsłudze.
- 4. Opieka mentorów
Profesjonalne wprowadzenie nowego pracownika to zawsze
must-have, ale w przypadku zdalnego onboardingu nabiera ono jeszcze wyższej
rangi. Nowi pracownicy mają zawsze mnóstwo pytań i wątpliwości – w tradycyjnej, biurowej rzeczywistości zawsze mogą zadać je
komuś, kogo tam spotkają. Pracując zdalnie, są ze swoimi wątpliwościami całkiem
sami. Dlatego warto wskazać osobę z firmy, która będzie pełniła rolę mentora. Nowy
pracownik będzie mógł się zwrócić do niej z pytaniami związanymi z realizacją
zadań, a także z nieformalnymi zwyczajami panującymi w firmie.
- 5. Zaufanie skuteczną
przesłanka zaangażowania pracowników
Menedżerowie powinni dać pracownikom więcej elastyczności i
kontrolować ich zadania rzadziej, a raczej skupić się na efekcie końcowym, który jest wspólnym celem zespołu. Więc
zamiast dopytywać „Jak Ci idzie?” lepiej postawić na narzędzia do zarządzania projektami
np. Trello czy Clickup. Należy też przekazać pracownikowi ważne kontakty do
osób z organizacji, które mogą być pomocne, podczas realizacji projektu. Nowego
pracownika trzeba poinformować, że w razie
problemu może w każdej chwili skontaktować się z bezpośrednim
przełożonym i poprosić o wsparcie. Pomocny będzie również harmonogram działań
oraz spotkania statusowe np. dwa razy w tygodniu, kiedy cały zespół się
zdzwania i rozmawia o projekcie czy ewentualnych problemach Z kolei menedżerowie
swoje wolne moce powinni przenieść na osoby, które potrzebują więcej czasu na
wdrożenie i wsparcie ich w odnalezieniu się w nowych okolicznościach. Nie wszystkie osoby mogą mieć też naturalne predyspozycje do
dobrego zarządzania własnym czasem i samodzielnej organizacji zadań – tym
osobom warto pomóc w przygotowaniu planu zadań oraz na bieżąco sprawdzać ich
postępy.
- 6. Ewaluacja
Bardzo istotny jest stały monitoring działań onboardingowych.
Feedback uzyskany podczas rozmowy lub w formie ankiety na temat tego, co nowym pracownikom
się podobało, a zwłaszcza tego, co można poprawić, pozwoli zoptymalizować cały proces, a tym samym wpłynąć na
większe zaangażowanie i efektywność zespołu.
Zmiany są nieodłącznym
elementem ewolucji, której wymaga dzisiejszy rynek pracy
Dla nas rzeczywistość pracy z domu jest naturalnym rozwojem wypadków, którego się spodziewaliśmy w przyszłości. Wszyscy nasi współpracownicy mają dostęp do platformy, która uczy ich jak pracować zdalnie oraz do szkoleń dotyczących budowania swojego wizerunku w sieci, dzięki czemu wzmacniamy nasze zasięgi dotarcia do kandydatów i komunikacji z nimi. Bardzo nas cieszy pozytywny odbiór naszego płynnego przejścia na prace zdalną, dzięki czemu pracodawcy nie tylko maja zapewnioną ciągłość procesów rekrutacyjnych, ale również obsługę na najwyższym poziomie. Mimo, że nie spodziewaliśmy się pandemii, to jednak wiedzieliśmy ze świat przyjmie wymiar pracy zdalnej prędzej czy później - mówi Karolina Korzeniewska, ReX Project Manager, Antal.
