Nowe zmiany dotyczące pracy zdalnej w 2023 roku — jak się na nie przygotować?

Według 92% badanych praca zdalna cechuje się wysoką efektywnością - wynika tak z raportu Antal “Model pracy a efektywność i zadowolenie pracowników”. Wraz z rosnącą popularnością tego modelu pracy trzeba również przygotować się na zmiany prawne w jej zakresie.

7 kwietnia 2023 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy określające wymogi pracy zdalnej. Kodeks Pracy poszerzy się o regulacje dotyczące m.in. zasad wykonywania pracy w takim modelu, ewentualnych kontroli, tzw. pracy zdalnej na żądanie lub kwestii jej odmowy przez pracodawcę. Jak pracodawcy powinni się na nie przygotować?  

Jak osiągnąć kompromis w sprawie home office? 

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i częściowo, np. w określone dni tygodnia. Miejsce jej wykonywania wskaże pracownik, ale będzie ono musiało zostać uzgodnione z pracodawcą. Przewidziana została pewna grupa uprzywilejowanych pracowników, wobec których pracodawca będzie miał obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną. Są to m.in.: pracownica w ciąży, rodzic dziecka z niepełnosprawnością, pracownik sprawujący opiekę nad najbliższymi. Odmówić takiemu pracownikowi będzie można, tylko gdy wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe z uwagi na rodzaj pracy lub jej organizację. Powody odmowy powinny zostać wskazane pisemnie. 

Pracodawca może narzucić wykonywanie pracy zdalnej w dwóch sytuacjach. Pierwsza to okres obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Druga to brak możliwości zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika spowodowany działaniami siły wyższej. Tutaj pracownik musi złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem – wyjaśnia Paulina Szewczyk, Managing Consultant Antal, Engineering & Operations.

Zgodnie z nowelizacją pracownikowi, na jego wniosek, będą przysługiwały w roku kalendarzowym 24 dni tzw. home office. Z wnioskiem o okazjonalną pracę poza biurem może wystąpić wyłącznie pracownik. Potrzebę wprowadzenia instytucji pracy zdalnej okazjonalnej ustawodawca uzasadnił interesem pracownika, który ze względu na szczególne okoliczności nie może wykonywać pracy w stałym miejscu (jako przykładowe okoliczności wymienił konieczność opieki nad członkiem rodziny czy wyjazd do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych). 

O tym pracodawca musi pamiętać 

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi niezbędnych narzędzi do wykonywania pracy. Kwestia rodzaju narzędzi, które pracodawca musi zagwarantować pracownikom wykonującym pracę w trybie zdalnym zależy od konkretnej sytuacji i rodzaju pracy. 

Jako niezbędne materiały i narzędzia pracy należy uznać sprzęt techniczny i materiały związane ściśle z wypełnianiem obowiązków służbowych, czyli przede wszystkim komputer, dostęp do łącza internetowego, papier do wydruków (jeśli pracownik będzie rozsyłał samodzielnie pisma), telefon służbowy (jeśli zasadnicza część realizacji obowiązków służbowych wiąże się z koniecznością posiadania telefonu). W przypadku braku możliwości zapewnienia narzędzi pracownik i pracodawca mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy. Obligatoryjne są tylko koszty energii i usług telekomunikacyjnych, natomiast pracodawca nie ma obowiązku pokrywać np. kosztów zużycia wody w trakcie pracy zdalnej (może oczywiście ustalić pokrycie innych kosztów poza obligatoryjnymi w akcie wewnętrznym). 

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu obowiązkowe jest wzięcie pod uwagę norm zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i cen rynkowych tego materiału. 

Jak skutecznie przygotować się do zmian – RPO i contracting 

Nowe przepisy wymagają wprowadzenia przez firmy sprzętów służbowych, często nowych oprogramowań, dostosowaniu procedur onboardingowych. Ta szybka i dynamiczna transformacja w prawie wymusza na działach HR podjęcie pewnych drastycznych środków, ponieważ firmy i organizacje mają bardzo mało czasu na przystosowanie się do nadchodzących zmian. Wprowadzenie nowych regulacji dotyczących pracy zdalnej jest ogromnym, ale ważnym do wykonania krokiem. Konieczność podjęcia szybkich działań przez wewnętrzny HR może zaburzyć codzienne obowiązki oraz zaplanowaną strategię pozyskiwania kandydatów. Warto zatem sięgnąć po pomoc od zewnętrznych firm, które mogą pomóc na dwa sposoby: 

• Usługa RPO (Recruitment Process Outsourcing) – przekazanie całego procesu rekrutacji w ręce zewnętrznego rekrutera bądź Rent a Recruiter - włączenie do działań działu (na jakiś czas) dodatkowego pracownika, który wykorzysta swoją ekspertyzę w usprawnieniu pracy wewnętrznemu HRowi 

Dzięki wypożyczeniu doświadczonego rekrutera lub całego zespołu firma w sposób skuteczny optymalizuje swoje procesy. Nie tylko uzyskuje dostęp do większej ilości specjalistów na rynku, ale także ma zapewnione doradztwo, wsparcie administracyjne oraz pomoc we wszystkich procesach HR dla jej indywidualnych potrzeb. Dzięki wiedzy eksperckiej oddelegowanego konsultanta, jego znajomości rynku, specjalizacji oraz dostępu do szerokiej bazy kandydatów i sieci networkingowej, można korzystnie skrócić czas potrzebny do zamknięcia procesu rekrutacyjnego poprzez szybsze i skuteczniejsze dotarcie do kandydatów pasywnych na rynku. Stała miesięczna płatność w postaci abonamentu to także mniejsze fee za zatrudnienie pracownika, w zależności od umowy - wyjaśnia Sebastian Sala, Business Unit Director Antal, SSC/BPO.

• Usługa outsourcing / contracting – usługa zapewniana przez firmę zewnętrzną, która deleguje do firmy pożądanych specjalistów i ekspertów - za pensie regulaminy i kwestie związane z kodeksem pracy odpowiada dostawca a klient uiszcza opłatę tylko firmie contractingowej/outsourcingowej  

Aby odciążyć działy wewnętrzne warto rozważyć outsourcing personelu. To wydzielenie ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa pewnych funkcji do tej pory realizowanych w jego ramach i przekazanie ich do wykonania zewnętrznemu dostawcy.  

Outsourcing daje wiele możliwości, które przy nadchodzących zmianach mogą w dużej mierze wesprzeć wewnętrzne działy HR i pracodawców. Przed szereg korzyści wysuwa się oszczędność czasu i środków finansowych. Zewnętrzne firmy contractingowe mają często już gotowe zasoby i bazy potencjalnych kandydatów/wykonawców. Zajmują się wszelkimi umowami, naliczaniem płac, utrzymaniem satysfakcji, ścieżki rozwoju, polityki płacowej, szkoleniami i urlopami. Dodatkowo, przedsiębiorstwo korzystające z takiej usługi może uzyskać dostęp do narzędzi, których jego polityka wewnętrzna nie zapewnia. Dzięki szeregowi benefitów idących za outsourcingiem personelu pracodawca ma pewność, że wszelkie zmiany, takie jak prawidłowe rozliczania pracy zdalnej zostaną zrealizowane prawidłowo i efektywnie - komentuje Dominik Kalinowski, Head of Outsourcing Antal.