Jak wrócić bezpiecznie do biura?
Spis treści
Brak relacji społecznych i izolacja informacyjna sprawiają, ze mimo pozytywnej oceny pracy zdalnej, coraz więcej specjalistów i menedżerów oczekuje możliwości pracy z biura. Przedsiębiorcy również liczą na szybki powrót do normalności i szukają efektywnych, a jednocześnie sprawdzonych rozwiązań, które go umożliwią. Wiedza, komunikacja, zaufanie i kontrola procedur to wg Antal cztery kluczowe determinanty bezpiecznych powrotów do biur.
- 79% przedstawicieli kadry średniego i wyższego szczebla pracuje podczas pandemii zdalnie
- 74% specjalistom i menedżerom brakuje relacji społecznych podczas pracy zdalnej
- 43% badanych przez Antal nie czuje bezpieczeństwa zatrudnienia w obecnym miejscu pracy
Z najnowszego badania Antal oraz Cushman & Wakefield przeprowadzonego na przełomie kwietnia i maja br. na próbie 1069 respondentów* wynika, że specjalistom i menedżerom podczas pracy zdalnej brakuje przede wszystkim relacji społecznych – zadeklarowało tak 74% badanych. Inne ważne elementy, których brakuje pracownikom wykonujących obowiązki z domu to rozgraniczenie życia prywatnego od służbowego (56%) oraz brak narzędzi wspierających (41%) i brak wyposażenia biurowego (29%). Coraz więcej osób chce wrócić do pracy biurowej, ale z zachowaniem bezpieczeństwa. To stawia duże wyzwania przed organizacjami.
Pracodawcy stoją obecnie przed dylematem. Z jednej strony czują presję biznesową i oczekiwania pracowników wobec umożliwienia pracy biurowej. Z drugiej strony przykład fabryki mebli w Kępnie, która stała się ogniskiem koronawirusa pokazuje ryzyko związane z narażeniem zdrowia pracowników i całkowitego wstrzymania działalności. Jak i kiedy wdrożyć powroty do biur to pytanie obecnie spędzające sen z powiek zarządzających – zauważa Artur Skiba, prezes Antal – W Antal przepracowaliśmy bardzo dokładnie cały proces, analizując każdy czynnik ryzyka i chętnie dzielimy się wnioskami z pozostałymi organizacjami.
Kto powinien być w biurze, a kto może być w biurze
Pierwszym wyzwaniem podczas wdrożenia powrotów do biur jest ustalenie, kto i kiedy powinien, a kto i kiedy może wrócić do biura. Konieczna jest analiza szeregu czynników: funkcjonalności biznesowej, twardych ograniczeń, np. dostępu do systemów czy poufnej dokumentacji, potrzeby wsparcia menedżerskiego w wykonywanej pracy, a także indywidualne preferencje pracowników. Przydatne okazuje się stworzenie matrycy obejmującej wyżej wymienione elementy. Obecnie firmy wdrażające powroty do pracy stosują najczęściej systemy pracy rotacyjnej dobierając częstotliwość pobytu w biurze do bieżących potrzeb.
Informacje dotyczące preferencji i efektywności pracy zdalnej zatrudnionej kadry pracodawca może zabrać poprzez menedżerów liniowych, indywidualne rozmowy z pracownikami, w przypadku większych firm np. za pomocą badania komunikacji i potrzeb pracowników przeprowadzonego online, którego wyniki zapewniają przejrzystość i łatwą agregację – podpowiada Sebastian Sala, menedżer Antal SSC/BPO oraz Banking & Insurance.
Świadomość pracowników – bezpieczeństwo zaczyna się od jednostki
Kolejnym etapem procesu bezpiecznego powrotu do biur jest budowanie świadomości pracowników w zakresie zachowywania zasad bezpieczeństwa. W tym aspekcie można wyróżnić dwa kluczowe filary: przekazywanie wiedzy i budowanie nowych nawyków.
W Antal postawiliśmy na wiedzę z pierwszej ręki – zorganizowaliśmy szkolenie z zasad bezpieczeństwa podczas pandemii z ratownikami walczącymi z Covid-19 w Lombardii i Chicago. Dzięki temu pracownicy poznali szereg praktycznych rad i widzieli realistyczny przykład. Obecnie coraz więcej pracodawców zwraca się do nas z prośbą o wsparcie w przygotowaniu takiego szkolenia. Drugim etapem jest wewnętrzna kampania informacyjna #zdrowenawyki, której celem, jest wyrobienie w naszych konsultantach nowych, zdrowych nawyków w pracy w czasach COVID-19. W kampanii tej regularnie przypominamy zasady bezpiecznej pracy i radzimy jak wiedzę przekładać na codzienne zachowania w naszych biurach – dzieli się doświadczeniami Joanna Wierzbowska, HR Manager w Antal.
Infrastruktura i przygotowanie otoczenia pracy
Kolejnym elementem bezpiecznej pracy w biurze jest przygotowanie odpowiedniej infrastruktury: należy zapewnić płyny dezynfekcyjne, maseczki, rękawiczki, informacje o właściwym korzystaniu z przestrzeni biurowej np. w formie plakatów. Nie można zapomnieć o regularnym pomiarze temperatury pracowników – może do tego zadania zostać oddelegowany któryś z pracowników firmy, ale istnieją również nowoczesne kamery termowizyjne, które zaoszczędzają czas. Firmy, które chcą mieć pewność, że niczego nie pominęły decydują się na audyt sanitarny. Przed skorzystaniem z takiej usługi warto jednak sprawdzić, kto jest odpowiedzialny za jego realizację – idealnym rozwiązaniem jest zespół, który ma na pokładzie zarówno przedstawicieli służby medycznych jak i ekspertów z zakresu BHP oraz osoby znające specyfikę pracy w danej branży.
Dane ZUS wskazują, że w okresie od stycznia do kwietnia 2019 roku wystawiono 9,2 mln zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy na łączna sumę 102 mln dni. Najwięcej, bo 60% zwolnień obejmowało od 1 do 10 dni nieobecności, kolejne 33% to zwolnienia na okres od 11 do 30 dni absencji. To oznacza, że w 93% przypadków kosztami chorób pracowników jest obarczony pracodawca. Już teraz są to olbrzymie kwoty. W przypadku zaistnienia ogniska epidemicznego w organizacji – takie koszty mogą zaważyć na dalszym funkcjonowaniu firmy. Dlatego tak ważne jest, żeby biznes odmrażać sprawnie, ale z pełną odpowiedzialnością i zachowaniem zasad bezpieczeństwa – ostrzega Artur Migoń, wiceprezes Antal.
O czym powinien pamiętać pracodawca wg PIP:
- środki do wprowadzenia środki techniczne – ochrony zbiorowej (np. obudowę pleksiglasową, oddzielenie stanowisk przegrodami), dodatkowa przestrzeń między pracownikami (minimum 1,5 m odstępu) oraz dbanie o sprawną i wydajną wentylację;
- środki organizacyjne (praca na zmiany, wydłużenie oraz zwiększenie liczby przerw w pracy);
- środki ochrony osobistej (np. odpowiednie maski – tutaj PIP zaleca półmaski FFP2 i FFP3, N95 itp.);
- środki behawioralne (np. obserwacje przestrzegania reguł),
- działania przeciwepidemiczne (np. zapewnienie środków do dezynfekcji rąk i elementów środowiska pracy, częstsze sprzątanie pomieszczeń pracy, a przede wszystkim pomieszczeń higieniczno-sanitarnych, przypominanie o zasadach higieny).
Komunikacja kluczem do satysfakcji i poczucia bezpieczeństwa pracowników
Regularna komunikacja i przekazywanie wiedzy jest ważne w aspekcie zasad bezpieczeństwa, ale także wymagań organizacji wobec pracowników. W obecnej dynamicznej sytuacji nie sprawdzają się sztywne reguły, a jedynie skuteczne są zalecenia dostosowane do indywidualnych sytuacji. Pracownicy muszą wiedzieć co i kiedy jest od nich oczekiwane. Najlepszym rozwiązaniem są woluntarystyczne powroty do biur, ale nie w każdym obszarze biznesowym takie rozwiązanie jest możliwe.
Najnowsze badanie Antal oraz Cushman & Wakefield pokazuje, że obecnie 43% specjalistów i menedżerów nie czuje bezpieczeństwa zatrudnienia w swoich firmach. Sytuacja, w której pracownik mimo gorączki przychodzi do biura w obawie przez negatywną oceną szefa jego nieobecności, jak to często bywało w przeszłości, obecnie jest niedopuszczalna i może skończyć się opłakanymi skutkami. Dlatego pracownicy muszą czuć, że otwarta komunikacja jest nie tyle mile widziana, ile wręcz pożądana, że w firmie wszyscy gramy do jednej bramki i z każdej sytuacji możemy wspólnie znaleźć rozwiązanie – podsumowuje Artur Skiba, prezes Antal.
*O badaniu
Badanie Antal oraz Cushman & Wakefield „Elastyczność specjalistów i menedżerów w dobie zmiany” zostało zrealizowane metodą CAWI na próbie 1069 specjalistów i menedżerów w dniach 16 kwietnia – 16 maja 2020 roku. Publikacja pełnego raportu przewidziana jest na czerwiec 2020.
