Digitalizacja procesów biznesowych - jakie zmiany przyniesie ustawa o pracy zdalnej i jak się na nie przygotować?
Spis treści
Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez Antal w raporcie „Model pracy a efektywność i zadowolenie pracowników”, praca zdalna jest bardzo dobrze oceniana, nie tylko przez pracowników, ale przede wszystkim przez pracodawców. Aż 92% z nich stwierdziło, że cyfryzacja pracy – ku zdziwieniu powszechnej opinii, wyróżnia się wysoką efektywnością.
Aż 97% kadry zarządzającej twierdzi, że pandemia COVID-19 przyspieszyła działania związane z transformacją cyfrową, tak wynika z badań statystycznych amerykańskiej organizacji Zippia. Okres po pandemii wymusił wprowadzenie nowych, zdigitalizawanych rozwiązań oraz alternatyw do tradycyjnych spotkań czy konferencji. W bardzo krótkim czasie trzeba było zmienić nawyki i przyzwyczajenia dotyczące tradycyjnych kontaktów międzyludzkich w miejscu pracy. Zmiana z trybu offline na online była dynamiczna i nagła, ale okazała się być korzystna dla firm i ich pracowników. Obecnie rozwiązania cyfrowe są coraz częściej stosowane, ponieważ nierzadko oszczędzają czas i koszty pracy.
Ustawa o pracy zdalnej – jakie zmiany nadchodzą?
Już 07. Kwietnia 2023 zaczną obowiązywać nowe przepisy określające wymogi pracy zdalnej. Kodeks Pracy poszerzy się o regulacje dotyczące m.in. zasad wykonywania pracy w takim modelu, ewentualnych kontroli, tzw. pracy zdalnej na żądanie lub kwestii jej odmowy przez pracodawcę.
Ta szybka i dynamiczna transformacja w prawie wymusza na działach HR podjęcie drastycznych środków, ponieważ firmy i organizacje mają bardzo mało czasu na przystosowanie się do nadchodzących zmian. Nowe przepisy wymagają wprowadzenia przez firmy sprzętów służbowych, często nowych oprogramowań, dostosowaniu procedur on-boardingowych. Konieczność podjęcia szybkich działań przez wewnętrzny HR mogą zaburzyć codzienne obowiązki oraz zaplanowaną strategię pozyskiwania kandydatów – mówi Maja Wilczewska, ReX Leader, Antal.
Ustawa o pracy zdalnej jest ogromnym, ale koniecznym do podjęcia krokiem. Jasno pokazuje, że digitalizacja jest i będzie coraz bardziej obecna w większości sfer życia, w tym również w miejscu pracy. Jej wykonywanie będzie można uzgodnić przy podpisywaniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Trzeba wówczas złożyć papierowy lub elektroniczny wniosek. Również pracodawca może wyjść z inicjatywą uzgodnienia pracy zdalnej.
Pracodawca może narzucić wykonywanie pracy zdalnej w dwóch sytuacjach. Pierwsza to okres obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Druga to brak możliwości zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika spowodowany działaniami siły wyższej. Tutaj pracownik musi złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem – wyjaśnia Paulina Szewczyk, Managing Consultant Antal, Engineering & Operations.
Jak podejść do zarządzania zmianą w organizacji?
W kontekście zarządzania zmianą spraw w obliczu nadchodzącej transformacji cyfrowej warto skorzystać z usługi outsourcingu, która staje się coraz bardziej popularnym działaniem w wielu firmach. Polega na zleceniu przez klienta wszystkich lub wybranych procesów rekrutacyjnych do wykonania przez firmę zewnętrzną. Jego pochodną jest crowdstaffing, czyli metoda rekrutacji, w której tłum (ang. crowd) rekruterów wykorzystuje swoje online’owe i offline’owe znajomości, koneksje, narzędzia i zasoby, aby w maksymalnie krótkim czasie znaleźć odpowiednich specjalistów (ang. staffing) w ramach konkretnego zlecenia. Wszystko to za sprawą technologii i platform crowdstaffingowych.
Dziś 43%, a dwa lata temu nieco ponad 10% przedstawicieli HR deklarowało wykorzystanie zasobów crowdstaffingu. Jednym z takich przykładów jest platforma crowdstaffingowa ReX. Jest to niesamowity skok, jaki wykonała branża i sami pracownicy obszaru Human Resources. Weszliśmy na wyższy poziom optymalizacji, digitalizacji i automatyzacji procesu rekrutacyjnego. Korzystanie z usług partnerów zewnętrznych pomaga zaoszczędzić czas, jednocześnie zachowując jakość zlecanego działania. Wprowadzenie ustawy o pracy zdalnej jest wyzwaniem, ponieważ owe zmiany skłaniają do rozwiązań cyfryzacji procesów, przed którymi niektóre firmy mogły się wciąż bronić - komentuje Maja Wilczewska, ReX Leader, Antal.
To co może być również problematyczne to fakt, że zmiany w organizacji będą kontrolowane przez instytucje, pod ogromną presja czasową, jednocześnie przy ograniczonych zasobach, co może skutkować powstaniem chaosu organizacyjnego. Dlatego tak ważna jest umiejętność priorytetyzacji działań. Pomocny w tym procesie może być przygotowany plan i ustalenie, które z zadań koniecznie musi być przeprowadzone przez wewnętrzne działy firmy, a które z nich mogą zostać zlecone, by usprawnić pracę i odciążyć pracowników.
Zacznij transformację cyfrową od digitalizacji procesów rekrutacyjnych
Przed okresem pandemii abstrakcją było myślenie, że prawie każdy etap rekrutacji może zostać przeprowadzony bez tak potrzebnego czynnika ludzkiego. Jednak teraz, dla wielu firm jest to codzienność. Procesy rekrutacyjne, w niektórych firmach już są maksymalnie zdigitalizowane, od etapu początkowego aż do ostatniego. Z raportu Antal „Trendy rekrutacyjne” wynika, że średnio 56% spotkań rekrutacyjnych w pierwszym etapie odbywa się w sieci. Co więcej, średnio prawie połowa wszystkich spotkań rekrutacyjnych odbywa się online, a 44% badanych wskazuje, że tylko finalny etap rekrutacji nie jest spotkaniem face to face.
Pracodawca często jest w stanie podjąć decyzję o zatrudnieniu jedynie po spotkaniu online z zainteresowanym. Powstaje również coraz więcej narzędzi zewnętrznych, które umożliwiają digitalizację procesów w jeszcze większym stopniu np. poprzez funkcjonalności automatycznego umawiania spotkań, całkowicie bez potrzeby nadzoru człowieka. Zcyfryzowane zarządzanie zasobami ludzkimi to możliwość ciągłego udzielania feedbacku, pokazującego, w jakim stopniu udaje się realizować wyznaczone cele. Wielkim wsparciem dla działania firmy może być wdrażanie nowoczesnych platform e-learningowych – mówi Maja Wilczewska, ReX Leader, Antal.
Dużym trendem w digitalizacji procesów rekrutacyjnych jest także przejście do sfery metaversum. Według raportu Antal „Trendy rekrutacyjne” aż 65% badanych osób odpowiedzialnych za zarządzanie kapitałem ludzkim ocenia, że w przyszłości więcej niż 10% procesów rekrutacyjnych będzie realizowane w przestrzeni metaversum.
Wdrożenie pracownika poprzez metawszechświat może nieść ze sobą wiele korzyści. Udostępnienie nowemu członkowi zespołu interaktywnej platformy onboardingowej, jak i cyfrowych materiałów szkoleniowych może ułatwić odnalezienie się w strukturach firmy. Dobrą praktyką jest stworzenie wirtualnej przestrzeni biurowej odzwierciedlającej rzeczywiste miejsce pracy. Dzięki temu dołączający pracownik łatwiej i naturalniej nawiąże nowe znajomości ze współpracownikami, czego nie gwarantują wideorozmowy – dodaje Paulina Szewczyk, Managing Consultant Antal, Engineering & Operations.
Firmy szukają sposobu na optymalizację działań przy jednoczesnym zwiększaniu współczynnika sukcesu i pozostaniu konkurencyjnym na rynku pracy. Jako ReX i Antal także stawiamy sobie za cel sprostanie coraz większym wyzwaniom digitalizacyjnym i chcemy w tym wspierać także inne firmy. Widzimy ogromny potencjał jaki drzemie w platformach crowdstaffingowych i cały czas staramy się wydobywać go na światło dziennie i zachęcać do skorzystania z naszego wachlarza zdigitalizowanych narzędzi rekrutacyjnych.
O Antal - jest liderem rekrutacji specjalistów i menedżerów oraz doradztwa HR. Marka jest obecna w Polsce od 1996 roku. W ramach Grupy Antal funkcjonuje polska spółka, która powstała w 1996 roku oraz spółka otwarta w 2014 roku w Czechach i spółka Enloyd – na Węgrzech. W Polsce biura w Warszawie, Wrocławiu, Krakowie, Poznaniu oraz Gdańsku prowadzą projekty także za granicą, dla największych globalnych oraz lokalnych przedsiębiorstw ze wszystkich sektorów gospodarki. Jako jedna z pierwszych firm rekrutacyjnych na polskim rynku wprowadziliśmy macierzowy podział zespołów, dzięki czemu nasi konsultanci specjalizują się zarówno w rekrutacji w zakresie sektora, jak i stanowiska. Obecnie w Antal działa 10 dywizji rekrutacyjnych oraz zespoły doradzające firmom w zakresie oceny i rozwoju pracowników, employer brandingu oraz analiz rynkowych. W 2018 roku uruchomiono również dwie innowacyjne usługi: platformę dla freelancerów – REX oraz Agencję Pracy Robotów.
O ReX (Recruitment Exchange) - to platforma crowdstaffingowa tworząca sieć niezależnych partnerów biznesowych - freelancerów, którzy prowadzą nietypowe i najbardziej wymagające procesy rekrutacyjne w całej Europie. ReX Rekruterzy specjalizują się w swoich konkretnych branżach, co sprawia, że jesteśmy w stanie obsłużyć każdy wakat, niezależnie czy są to stanowiska blue collars czy wyższego szczebla.
