Urlop z powodu siły wyższej - kiedy i komu przysługuje?

Urlop z powodu siły wyższej przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę w sytuacji nagłej, nieprzewidzianej, gdy konieczna jest natychmiastowa obecność pracownika (np. w związku z pilnymi sprawami rodzinnymi). Przysługuje w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym i jest płatny w wysokości połowy wynagrodzenia. Urlop od siły wyższej wymaga złożenia wniosku.

Czym jest siła wyższa w kontekście prawa pracy?

Siła wyższa w kontekście prawa pracy oznacza zdarzenie nagłe, niemożliwe do przewidzenia i niezależne od woli człowieka, którego skutkom nie można było zapobiec. W definicji siły wyższej podkreśla się trzy rzeczy: nadzwyczajność, nieprzewidywalność oraz brak możliwości przeciwdziałania.

Siłę wyższą stanowią sytuacje, które wymagają natychmiastowej obecności pracownika poza pracą, czyli np.:

• nagła choroba dziecka pracownika,
• wypadek bliskiej osoby
• poważna awaria w miejscu zamieszkania

Komu przysługuje urlop z tytułu siły wyższej?

Urlop z powodu siły wyższej przysługuje osobom zatrudnionym w ramach umowy o pracę. Nie przysługuje natomiast osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło. W ich przypadku przepisy Kodeksu pracy nie mają zastosowania.

Takowy urlop dotyczy każdego pracownika zatrudnionego w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy. W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze urlop przysługuje proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Ile dni urlopu z powodu siły wyższej przysługuje pracownikowi?

Pracownikowi przysługują 2 dni lub 16 godzin urlopu z tytułu siły wyższej w danym roku kalendarzowym. Pracownik ma prawo wyboru, czy chce korzystać z urlopu w dniach, czy w godzinach.

Nie ma możliwości mieszania systemów w jednym roku. Jeśli pracownik zdecyduje się na dni urlopu, wykorzysta 2 dni urlopu. Jeśli wybierze godziny, ma do dyspozycji 16 godzin.

Jak wygląda sytuacja pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze?

Jeżeli pracownik pracuje w niepełnym wymiarze czasu pracy, na przykład na pół etatu, przysługuje mu odpowiednio zmniejszona liczba godzin zwolnienia.

Przykładowo:

• pół etatu – 1 dzień lub 8 godzin,
• 1/4 etatu – 4 godziny.

Czy urlop z powodu siły wyższej zastępuje urlop na żądanie?

Urlop z powodu siły wyższej nie zastępuje urlopu na żądanie. Są to dwa odrębne uprawnienia w Kodeksie pracy. Urlopu z powodu siły wyższej nie należy też mylić z urlopem wypoczynkowym ani z opieką nad dzieckiem. Każde z tych uprawnień ma inne przesłanki oraz inne konsekwencje finansowe.

Jak wygląda procedura złożenia wniosku?

Urlop z powodu siły wyższej jest udzielany wyłącznie na życzenie pracownika. Taki wniosek należy złożyć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Może zostać on złożony w dowolnej formie:

• ustnie,
• telefonicznie,
• mailowo,
• przez komunikator firmowy.

Przepisy Kodeksu pracy nie wymagają szczególnej formy wniosku, ale trzeba w nim zaznaczyć swoje dane, dane pracodawcy i datę, w której chcemy skorzystać z takiego urlopu. Nie ma tutaj potrzeby uzasadniania swojej sytuacji.

Czy wymagane jest zaświadczenie lekarskie?

Nie, ale dana sytuacja musi uzasadniać niezbędną natychmiastową obecność pracownika w jakimś miejscu. Pracodawca może oczekiwać uprawdopodobnienia zdarzenia, jeśli pojawią się wątpliwości co do zasadności wniosku.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia zwolnienia?

Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, jeśli spełnione zostały ustawowe przesłanki i wniosek został złożony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Urlop siły wyższej ma charakter ustawowy. To pracownik decyduje, czy chce skorzystać z takiego urlopu w tym konkretnym momencie. Pracodawca nie może narzucić mu innej formy urlopu, np. urlopu wypoczynkowego.

Jak wygląda kwestia wynagrodzenia?

Za czas zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej pracownik zachowuje prawo do świadczenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

Oznacza to, że:

• podstawą obliczenia jest wynagrodzenie z miesiąca, w którym przypada dzień korzystania,
• nie jest to pełnopłatne zwolnienie, jak w przypadku urlopu na żądanie,
• wynagrodzenie przysługuje w wysokości 50%.

Jeżeli pracownik ma stałą pensję 6000 zł brutto miesięcznie, a jeden dzień pracy w danym miesiącu to 300 zł brutto, to za dzień zwolnienia z powodu siły wyższej otrzyma 150 zł brutto.

W przypadku pracy godzinowej wyliczenie odbywa się proporcjonalnie do liczby godzin zwolnienia. Jeżeli pracownik korzysta z 4 godzin w ramach przysługujących mu 2 dni (liczonych jako 16 godzin przy pełnym etacie), wynagrodzenie zostanie obniżone tylko za te 4 godziny – również do poziomu 50% należnej stawki.

Czy świadczenie podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu?

Tak. Wynagrodzenie wypłacone za czas zwolnienia z powodu siły wyższej jest traktowane jak normalne wynagrodzenie za pracę – tyle że w zmniejszonej wysokości. Dlatego też podlega składkom ZUS i opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Czy firmy mogą wypłacić pracownikowi więcej niż wymaga ustawa?

Tak. Przepisy określają minimum – 50% wynagrodzenia za czas zwolnienia z powodu działania siły wyższej. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by organizacja przyznała korzystniejsze rozwiązania w regulaminie pracy.

Niektóre firmy:

• podnoszą poziom wynagrodzenia do 100%,
• oferują dodatkowe dni wsparcia,
• wprowadzają fundusze pomocowe.

Takie działania często są rekomendowane w audytach polityki personalnej, które prowadzi wyspecjalizowana agencja HR analizująca konkurencyjność pracodawcy na rynku.

Czy urlop z powodu siły wyższej można podzielić?

Jeśli pracownik wybierze wariant godzinowy w pierwszym wniosku, może wykorzystywać czas zwolnienia w częściach, zgodnie z potrzebą.

Takie rozwiązanie przydaje się, gdy:

• konieczna jest krótka, natychmiastowa obecność w domu,
• sytuacja wymaga kilku godzin interwencji,
• pojawiają się nagłe sytuacje wymagające szybkiej reakcji.

Czy niewykorzystany urlop z powodu siły wyższej przechodzi na kolejny rok kalendarzowy? 

Niewykorzystany urlop z tytułu siły wyższej nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy. Jeśli pracownik nie skorzysta z przysługującego mu uprawnienia, po prostu je traci. Nie da się zbierać i kumulować takich dni urlopowych.

Jak urlop siły wyższej wpływa na stosunek pracy?

Urlop z powodu siły wyższej nie przerywa stosunku pracy i nie wpływa negatywnie na prawo do innych świadczeń. Czas zwolnienia wlicza się do okresu zatrudnienia. Pracownik zachowuje ciągłość zatrudnienia i nie ponosi konsekwencji dyscyplinarnych, jeśli działa w granicach przepisów.

Porównanie wybranych form nieobecności w pracy