Sygnalista w zakładzie pracy – kim jest, jakie ma prawa i obowiązki?

W wielu organizacjach wdrożenie formalnych kanałów zgłaszania naruszeń jest obowiązkiem wynikającym z ustawy o ochronie sygnalistów. Pojawiają się jednak pytania: kim jest sygnalista w pracy, kiedy uzyskuje taki status i na czym polega jego ochrona przed działaniami odwetowymi? Poniżej znajdziesz jasne wyjaśnienie definicji, praw i obowiązków sygnalisty oraz omówienie trzech trybów zgłaszania: wewnętrznego, zewnętrznego i ujawnienia publicznego.

Kim jest sygnalista w pracy?

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024 poz.928) sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

Oznacza to, że sygnalistą może być nie tylko obecny pracownik, ale każda osoba, która zdobyła informację o naruszeniu w związku z pracą lub współpracą – także jeśli zdarzenie miało miejsce wcześniej.

Sygnalistą może być m.in.:

• osoba pracująca na podstawie stosunku pracy (umowy o pracę),
• pracownik tymczasowy,
• osoba świadcząca pracę/usługi na innej podstawie niż stosunek pracy (zleceniobiorca, B2B),
• przedsiębiorca,
• stażysta, wolontariusz, praktykant, kandydat do pracy,
• członek zarządu lub innego organu osoby prawnej/jednostki organizacyjnej,
• prokurent,
• akcjonariusz lub wspólnik,
• podwykonawca/dostawca oraz osoba pracująca pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy/podwykonawcy/dostawcy.

Jakie naruszenia można zgłaszać? Zakres jest szerszy, niż myśli większość osób

Ustawa obejmuje działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem albo mające na celu obejście prawa, dotyczące m.in.:

• korupcji,
• zamówień publicznych,
• usług, produktów i rynków finansowych,
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu,
• ochrony środowiska,
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• bezpieczeństwa żywności i pasz,
• zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• ochrony prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesów finansowych Skarbu Państwa, JST oraz Unii Europejskiej,
• rynku wewnętrznego UE – w tym publicznoprawnych zasad konkurencji, pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela (w relacjach jednostki z organami władzy publicznej).

Warunek ochrony: dobra wiara i uzasadnione podstawy

Nie jest wymagane, aby zgłaszający dysponował pełnym materiałem dowodowym. Kluczowe jest, by w momencie dokonania zgłoszenia sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja jest prawdziwa i dotyczy naruszenia.

Ochrona przysługuje od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem spełnienia kryterium „uzasadnionych podstaw”.

Jednocześnie świadome zgłaszanie nieprawdziwych informacji może rodzić odpowiedzialność prawną – osoba, której dotyczy takie zgłoszenie, może dochodzić roszczeń, w tym z tytułu naruszenia dóbr osobistych.

Trzy drogi zgłoszenia: wewnętrznie, zewnętrznie albo publicznie

Zgłoszenie wewnętrzne

Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać w firmie przez kanały opisane w dokumencie, jakim jest procedura zgłoszeń wewnętrznych (często: specjalny e-mail, platforma, telefon, spotkanie z wyznaczoną osobą).

Zgłoszenie zewnętrzne

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich albo bezpośrednio do właściwego organu publicznego, czyli do organów władzy publicznej (np. w zależności od sprawy do PIP, UOKiK, KNF) lub – gdy dotyczy przestępstw – do organów ścigania.

Zgłoszenie zewnętrzne nie musi być poprzedzone wewnętrznym (to istotne, gdy nie ufasz kanałom w miejscu pracy).

Ujawnienie publiczne

Ujawnienie publiczne polega na podaniu informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej, np. za pośrednictwem mediów. Co do zasady, jest to tryb stosowany wyjątkowo, gdy wcześniejsze działania nie doprowadziły do reakcji lub gdy istnieją obiektywne przesłanki, że naruszenie może nie zostać rzetelnie wyjaśnione bądź mogłoby dojść do zatarcia śladów.

A co ze zgłoszeniami anonimowymi?

Ustawa dopuszcza możliwość przyjmowania zgłoszeń anonimowych, przy czym decyzja o ich obsłudze zależy od przyjętych w organizacji rozwiązań proceduralnych. Anonimowość może ułatwiać dokonanie zgłoszenia, jednak często ogranicza możliwość przekazania informacji zwrotnej, w tym o podjętych działaniach następczych, ponieważ brak danych kontaktowych uniemożliwia komunikację z osobą zgłaszającą.

Jakie prawa ma sygnalista?

Ustawa wprowadza zakaz podejmowania wobec sygnalisty działań odwetowych, a także prób lub gróźb zastosowania takich działań. Co istotne, w razie sporu to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte wobec sygnalisty działanie nie było działaniem odwetowym.

Przykłady działań odwetowych wprost z ustawy

W katalogu są m.in.:

• wypowiedzenia stosunku pracy,
• obniżenie wynagrodzenia lub pominięcie w awansie,
• pominięcie przy przyznawaniu benefitów (dodatki, premie, świadczenia),
• zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych i manipulowanie zakresem obowiązków pracowniczych,
• negatywnej ocenie wyników pracy albo negatywnej opinii,
• zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej,
• nieuzasadnione kierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne,
• działania prowadzące do utrudnienia znalezienia pracy w danym sektorze lub branży – także na podstawie nieformalnego układu albo formalnego porozumienia sektorowego,
• spowodowanie straty finansowej,
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej (czyli innej szkody niematerialnej), w tym naruszeniu dóbr osobistych i wprost: „w szczególności dobrego imienia sygnalisty”.

Odszkodowanie i zadośćuczynienie

Sygnalista ma prawo do odszkodowania (albo zadośćuczynienia). Ustawa wskazuje minimalny próg odszkodowania: nie mniej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej ogłaszane w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

Obowiązki sygnalisty: co trzeba zrobić, żeby nie stracić ochrony?

Najważniejsze warunki po stronie sygnalisty to:

• działanie w dobrej wierze oraz posiadanie uzasadnionych podstaw, aby sądzić, że przekazywana informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa,
• przedstawienie informacji w sposób rzeczowy i możliwie kompletny (opis zdarzeń, ramy czasowe, osoby lub jednostki zaangażowane, wskazanie dostępnych dowodów),
• korzystanie z kanałów komunikacji przewidzianych w obowiązującej w organizacji procedurze, jeżeli wybierany jest tryb zgłoszenia wewnętrznego,
• zachowanie szczególnej ostrożności w zakresie informacji, które nie podlegają ochronie na gruncie ustawy (w szczególności informacji objętych tajemnicą zawodową, informacją niejawną lub innymi ustawowymi ograniczeniami w ujawnianiu).

Granice ochrony: kiedy ustawa nie działa?

Zgłoszenie może dotyczyć realnego problemu, ale sposób ujawnienia informacji musi pozostawać zgodny z prawem. Oznacza to, że ustawa nie chroni osób, które ujawniają informacje niejawne lub tajemnice zawodowe.

Jednocześnie ustawa wprowadza zasadę poufności tożsamości: dane pozwalające ustalić tożsamość sygnalisty nie mogą być ujawniane osobom nieupoważnionym (bez wyraźnej zgody sygnalisty), przy czym przewidziano wyjątki, gdy ujawnienie jest konieczne i proporcjonalne w związku z postępowaniami prowadzonymi przez uprawnione organy lub sąd.

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego co do zasady nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (w tym cywilnej/dyscyplinarnej, np. za naruszenie dóbr osobistych czy obowiązku zachowania tajemnicy), o ile sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, iż zgłoszenie/ujawnienie było niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

Świadome zgłaszanie nieprawdziwych informacji rodzi ryzyko roszczeń po stronie osoby, której takie zgłoszenie dotyczy, a samo pozyskanie informacji nie jest chronione, jeżeli stanowiło czyn zabroniony.

Obowiązki pracodawców: kiedy procedura jest wymagana?

W wielu organizacjach wdrożenie kanałów dla sygnalistów jest obowiązkowe: przepisy o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób (z uwzględnieniem zasad wliczania tej liczby).

Co istotne, próg 50 nie ma zastosowania do podmiotów prowadzących działalność w obszarach regulowanych, w szczególności w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, AML/CTF (przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu), bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska – tam obowiązek wdrożenia procedury może powstać niezależnie od liczby osób wykonujących pracę.

Dobra procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zapewniać m.in.

• ochronę poufności tożsamości,
• bezstronny odbiór i weryfikację zgłoszeń,
• obowiązkową komunikację z sygnalistą (w tym potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i informację zwrotną w ustawowych terminach) oraz
• zrozumiałe informacje o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego.

W sektorze publicznym jednostki samorządu terytorialnego mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ramach wspólnej obsługi, pod warunkiem zachowania jej odrębności i niezależności od trybu zgłoszeń zewnętrznych.

Dlaczego potrzebujemy sygnalistów i realnej ochrony zgłaszających?

• Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w organizacjach, pomagając ujawniać nieprawidłowości i działania sprzeczne z przepisami prawa.
• Sygnaliści mogą spotykać się z negatywnym odbiorem ze strony współpracowników i przełożonych z powodu swoich działań.
• Ochrona sygnalistów jest niezbędna, aby zachęcać ludzi do zgłaszania nadużyć bez strachu przed odwetem.
• Sygnaliści są chronieni przed odwetem, który może obejmować np. mobbing lub degradację stanowiska.
• Sygnaliści mogą dochodzić rekompensaty, jeśli doświadczą odwetu w wyniku dokonania zgłoszenia.

Co można zrobić w praktyce?

W zależności od sytuacji można rozważyć następujące działania:

• ustalenie, czy w danym miejscu pracy obowiązuje procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz jakie kanały są do tego przeznaczone,
• przygotowanie zwięzłej notatki porządkującej fakty (co się wydarzyło, kiedy, kto był zaangażowany, jakie były skutki oraz jakie dowody są dostępne),
• wybór właściwego trybu: kanału wewnętrznego, zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego organu (tryb zewnętrzny), a w wyjątkowych okolicznościach – publicznego ujawnienia informacji.

Jeśli sprawa jest wrażliwa (np. istnieje duże ryzyko sporu), warto skonsultować kroki z prawnikiem, zanim dojdzie do formalnego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.