Ograniczenie przestrzeni biurowej? Pracodawcy mówią nie

Większość pracodawców (56%) planuje utrzymanie obecnego wykorzystania przestrzeni biurowej – wynika z badania Antal i Corees Polska. Jest to związane z tym, że pracownicy, mimo oczekiwań zwiększonego wymiaru pracy zdalnej, nadal oczekują własnego miejsca i biurka w atrakcyjnej przestrzeni biurowej (58% wskazań). Jakie oczekiwania względem przestrzeni biurowej mają pracownicy (versus względem pracy zdalnej)? Na czym polega model hub & spoke? Jakie wyzwania stawiają przed pracodawcami zmieniające się miejsca pracy?

Kluczowe informacje:

• Większość badanych pracodawców (56%) planuje utrzymać obecne wykorzystanie   przestrzeni biurowej, wykazując widoczne preferencje pracy w modelu hybrydowym.
• Praca w modelu zdalnym wbrew pozorom nie zapewnia dużych oszczędności firmom – 69% pracowników oczekuje ponadprogramowych benefitów w związku ze zmianą modelu pracy.
• Pracownicy poświęcający mniej niż 30 minut na dojazd do pracy wyrażają większą chęć powrotu do biura, niż Ci, których droga do pracy trwa dłużej. 

Biura niekoniecznie się zmniejszą

Wbrew obiegowej opinii, większość firm nie planuje zmniejszenia powierzchni biurowej. 56% badanych pracodawców planuje utrzymać obecne wykorzystanie przestrzeni pracy. Niektóre branże planują nawet ich zwiększenie. Analizując wyniki badania, można wyodrębnić trzy grupy, składające się ze zróżnicowanych branż. Pierwsza grupa, to firmy planujące utrzymanie lub zwiększenie obecnie zajmowanej powierzchni biurowej (67% - 100%), do której zaliczamy następujące sektory – SSC/BPO, energetyka, FMGC, IT, nieruchomości, produkcja przemysłowa oraz transport, spedycja i logistyka. Firmy te w zdecydowanej większości nastawiają się na pracę hybrydową, na drugim miejscu przeważa jednak praca zdalna. Natomiast branża energetyczna całkowicie wyklucza pracę zdalną (56% stawia na model hybrydowy, a 44% decyduje się na pracę z biura). W drugiej grupie znajdują się firmy, które zakładają redukcję obecnie zajmowanej przestrzeni biurowej, lub takie, które nie podjęły jeszcze długofalowej decyzji dotyczącej wykorzystania przestrzeni biurowej. Do tej grupy należą branże takie jak motoryzacja i lotnictwo, opieka zdrowotna, handel detaliczny i retail, marketing i inne. 

Sektory te w większości wybierają pracę w modelu hybrydowym, z wyjątkiem branży marketingowej, która rezygnuje całkowicie z tego modelu głównie na rzecz pracy zdalnej (67%) i w mniejszym stopniu pracy biurowej (33%). Z kolei branża motoryzacyjna w większości decyduje się na pracę z biura (60%). Ostatnia grupa charakteryzuje się brakiem dominującej decyzji na temat wykorzystania powierzchni biurowej, a głosy dotyczące decyzji utrzymania, rozszerzenia, lub redukcji przestrzeni do pracy są równomiernie podzielone (50%:50%). Firmy, które wpisują się w ten model to kancelarie prawnicze, firmy doradcze, oraz związane z bankowością. Branże, które nie są zdecydowane na konkretny scenariusz najczęściej decydują się na model hybrydowy. Drugie miejsce zajmuje praca zdalna, a najmniej faworyzowana jest praca z biura. Kancelarie prawne całkowicie decydują się na pracę w modelu hybrydowym - podkreśla Marek Ciunowicz, CEO w Corees Polska.

(R)Ewolucja biur postępuje

Biuro zdaniem badanych pracowników powinno pełnić role miejsca spotkań (40%), a także zaplecza administracyjnego (29%). Wobec wysokich wymagań pracowników – z jednej strony własne komfortowe biurko, z drugiej duże możliwości w zakresie pracy zdalnej – warto prowadzić wewnętrzne badania wśród pracowników umożliwiające wybór najlepszej organizacji biura z perspektywy danej firmy. Zmieniające się oczekiwania pracowników stawiają nowe wyzwania przed pracodawcami. Specjaliści i menedżerowie deklarują, że aby wykonywać efektywnie pracę z biura oczekują: zlokalizowania biura w bliższej okolicy (37%), zapewnienia bezpieczeństwa pracy (35%) czy zapewnienia większej przestrzeni pracy per biurko (35%). Jednocześnie nie zapowiada się, aby praca zdalna miała wygenerować tak duże oszczędności jak zakładały firmy. 69% badanych pracowników deklaruje, że oczekuje wprowadzenia dodatkowych udogodnień w takim modelu pracy, np. zakupu wyposażenia biurowego (38%) czy stałej podwyżki pensji (35%). 

Choć na ten moment tylko co trzeci pracodawca planuje wprowadzenie takich benefitów wcześniej czy później, aby pozyskać atrakcyjne talenty firmy będą musiały choć częściowo spełnić ich oczekiwania w zakresie czy to aranżacji biura, czy dodatkowych form wsparcia w zakresie pracy zdalnej. A to będzie generować koszty. Wobec tych wymagań, firmy powinny częściej rozważać zamiast ograniczenia przestrzeni biurowej - zmianę jej organizacji – komentuje Artur Skiba, Prezes Zarządu Antal.

Chcesz przyciągnąć pracowników do biura? Zapewnij im dojazd w ciągu 30 minut

Analizując wyniki badania przedstawione w raporcie, można zaobserwować ciekawą korelację w odpowiedziach udzielonych przez pracowników. Pracownicy dojeżdżający do pracy w czasie nieprzekraczającym pół godziny, deklarują wyższą chęć do powrotu do biura po pandemii. Zauważalny jest również odwrotny trend – osoby poświęcające na dojazd godzinę w obie strony rzadziej wybiorą pracę z biura w nowej rzeczywistości. Sytuacja ta wydaje się posiadać wyraźny potencjał do poprawy, ponieważ ponad 70% respondentów dojeżdża do pracy dłużej niż 30 min. w obie strony.

Wobec podanych danych, interesującym rozwiązaniem zachęcającym pracowników do powrotu do biura może być organizowanie pracy w modelu hub & spoke. Hub tworzymy zwykle w centralnej, prestiżowej lokalizacji biurowej, co jest istotne dla wizerunku firmy, współpracy oraz przyciągania i zatrzymywania talentów. Natomiast lokalizacja biur satelickich np. w mniejszych miastach pozwala z jednej strony zaoszczędzić czas pracowników na dojazdy jak również pozyskać ich na mniej wydrenowanych rynkach. Z drugiej zaś strony - wygenerować oszczędności związane z kosztami najmu – zauważa Grzegorz Kmieciński, Director, Tenant Representation w Corees Polska – Czy hub & spoke to przyszłościowa koncepcja dla firm? Zdecydowanie tak, choć należy pamiętać, że nie sprawdzi się ona w każdych warunkach, dlatego wdrożenie takiego modelu powinno zostać poprzedzone odpowiednio dobranym badaniem organizacji – dodaje.

Informacje o raporcie: Raport “Model pracy a efektywność i zadowolenie pracowników (MPEZ)” ma za zadanie odpowiedzieć na te pytania dzięki zsumowaniu doświadczeń kilkuset pracodawców i pracowników. W raporcie pokazujemy, które aspekty pracy (czy zdalnej, czy w biurze) oceniane są jako efektywne, które budzą zadowolenie pracowników, a które wpływają na potencjalne zagrożenia dla organizacji, takie jak zwiększona rotacja czy niesprawna komunikacja wewnętrzna. 

Raport można pobrać tutaj: https://antal.pl/wiedza/raport/model-pracy-a-efektywnosc-i-zadowolenie-pracownikow

O badaniu: Badanie wśród 315 pracodawców zostało przeprowadzone metodą CAWI w grudniu 2020 roku. Badanie wśród 956 pracowników (specjalistów i menedżerów) zostało przeprowadzone metodą CAWI w grudniu 2020 r.

Raport realizowany jest we współpracy z agencja nieruchomości komercyjnych Corees Polska www.corees.pl